Description du poste

Le titulaire du poste apporte quotidiennement son aide aux gestionnaires des Opérations aériennes et du Service en vol ainsi qu'aux membres d'équipage.

Principales responsabilités

• Assurer le suivi des rapports d'absences des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour au chef pilote, au chef pilote adjoint, au chef de service régional - Service en vol et aux chefs - Service en vol de la base.
• Passer en revue les lettres du Programme d'assiduité et de mieux-être (PAME) et les remettre au chef pilote, chef de service régional - Service en vol ou chef - Service en vol concerné.
• Maintenir à jour la base de données permettant le suivi des périodes d'essai des pilotes et agents de bord et coordonner la distribution des lettres pertinentes.
• Conserver, acheter et distribuer des composantes de l'uniforme (épaulettes, ailes, gilets de haute visibilité, etc.).
• Assurer la liaison entre les pilotes / agents de bord et la compagnie pour ce qui est des réparations de d'écouteurs et de valises.
• Coordonner avec le service Normes de vol et Formation la distribution des manuels de formation, des manuels Jeppesen et des manuels de la compagnie aux pilotes qui reprennent le travail.
• Veiller à ce que les pilotes qui quittent Jazz remettent tous les biens appartenant à la compagnie.
• Assurer la coordination de la documentation relative à l'obtention de la carte d'identité pour les zones réglementées (CIZR) et donner les autorisations requises.
• Veiller à ce que les salles des équipages soient bien approvisionnées en fournitures et propres en tout temps.
• Voir au bon fonctionnement du système de distribution de documents et de courrier aux pilotes et agents de bord (cases et chemises de courrier).
• Veiller à ce que les COM, AOM et manuels Jeppeson de la bibliothèque du service contiennent les plus récentes révisions et modifications et les plus récents bulletins.
• Commander les fournitures pour le service.
• Voir au bon fonctionnement du matériel de bureau.
• Coder, signer et acheminer les factures du service et les notes de dépenses aux Comptes créditeurs (jusqu'à concurrence de 1 000 $).
• Assurer la liaison entre le personnel des Comptes créditeurs et les pilotes pour toute question ou tout suivi lié à Etrip.
• Coder puis acheminer aux personnes appropriées les factures et les notes de dépenses de plus de 1 000 $.
• Coordonner la distribution/collecte des permis de stationnement et des clés d'accès, en assurer le suivi.
• Agir à titre de personne-ressource auprès des pilotes et agents de bord et veiller à ce qu'un suivi rapide et cohérent soit fait par courriel, par téléphone ou en personne.
• Communiquer avec les pilotes / agents de bord qui doivent passer un nouvel examen médical ou renouveler leur passeport (appels proactifs et appels aux retardataires).
• Acheminer les dossiers de formation, les certificats médicaux et les copies de passeport au personnel des Dossiers des équipages.
• Dans les cas où des indemnités journalières versées dans un compte en argent américain ne peuvent être déposées en raison d'information bancaire erronée, assurer un suivi et faire les corrections nécessaires.
• Accomplir les tâches conformément aux politiques et aux procédures établies, en accordant la priorité à sa sécurité, à celle de ses collègues et à celle des clients.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.

Formation et compétences requises

• Diplôme d'études secondaires, au minimum.
• Expérience de 2 à 3 ans en administration de bureau et certificat ou diplôme dans ce domaine.
• Excellentes aptitudes pour ce qui est de la résolution de problèmes et de l'organisation ; capacité de bien travailler sous pression, de respecter les échéances et d'accomplir ses tâches avec peu de supervision.
• Méticulosité et habileté exceptionnelle en communication interpersonnelle.
• Grande maîtrise de tous les produits Microsoft Office.
• Excellentes aptitudes de communications, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Le bilinguisme (anglais et français) est exigé aux bases dans la province de Québec.