Adjoint Administratif

***English job description follows***

Description de l'emploi :

Vous avez une expérience en clientèle, vous avez travaillé en support administratif et vous souhaitez évoluer et développer de nouvelles compétences? Ce poste est pour vous !

Le programme d'avions commerciaux A220 recherche un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe Programme A220 basée à Mirabel (Québec, Canada), où vous ferez partie d'une équipe flexible et motivée.

Vous ferez partie de l'équipe Ligne client A220 chargée de s'occuper des clients et de la livraison des avions.

L'organisation de l'équipe est établie de manière à promouvoir la collaboration transversale de manière autonome, en se soutenant mutuellement et en apprenant collectivement.

Votre rôle en tant que Adjoint(e) Administratif(ve) sera de gérer la coordination du bureau de la ligne client, mais aussi de réaliser certaines tâches administratives et d'offrir un support aux membres de l'expérience client.

Votre environnement de travail:

Le siège du programme d'avions commerciaux A220 est situé à Mirabel, dans la région métropolitaine de Montréal, à deux pas de la ville dynamique de Montréal. Réputée pour son environnement paisible et sûr, la région offre une grande qualité de vie aux jeunes professionnels ou aux professionnels expérimentés, ainsi qu'aux familles, en équilibrant parfaitement les opportunités de carrière et les activités de plein air, ce qui en fait un endroit vraiment spécial où il fait bon vivre.

Parce que nous prenons soin de vous :

• Avantages financiers: Salaire attractif, bonus annuel, régime d'assurances collectives, régime de retraite et régime d'achat d'actions.

• Équilibre vie privée / professionnelle: Une politique de travail hybride (selon les besoins opérationnels), une cafétéria sur site, une politique de congés très concurrentielle.

• Bien-être / santé: Programme d'Aide aux Employé.e.s (PAE), programme de rabais, service médical sur site, accès à un service de navette publique entre Laval (station de métro Montmorency) et Mirabel et application de covoiturage.

• Développement individuel: des opportunités d'évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos défis:

• Organiser des réunions internes, des événements occasionnels et préparer le matériel nécessaire.

• Faire suivre des communications importantes de l'entreprise à l'équipe.

• Coordonner les voyages pour l'équipe par l'intermédiaire des agents de voyage ainsi que la gestion des notes de frais.

• Gérer le calendrier du gestionnaire ainsi que sa boîte aux lettres et le tenir informé des priorités.

• Maintenir à jour le planificateur de vacances de l'équipe (salariés et syndiqués) et enregistrer les feuilles de temps dans le système pour les employés salariés.

• Organiser les ateliers d'équipe et activités sociales.

• Gérer les demandes d'accès informatiques.

• Gérer les mouvements/transferts des membres de l'équipe (formulaire 5037).

• Gérer les affichages du département.

• Faire le suivi du budget, vérifier les dépenses et participer à l'exercice des courus de fin de mois.

• Faire le suivi de maintenance préventive des équipements du département.

• Participer au processus d'accueil des nouveaux employés.

• Créer et maintenir les bons de réceptions dans le système SAP.

• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs, maintenir le registre à jour et approuver les factures.

• Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais.

Votre profil:

• Vous avez un diplôme d'études collégiales dans un domaine pertinent.

• Vous avez un minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente.

• Vous avez de solides compétences interpersonnelles (obligatoire) - un degré élevé d'interaction avec les équipes fonctionnelles internes et centrales sera nécessaire pour suivre différentes initiatives.

• Vous avez une solide approche axée sur le client et avez des compétences en matière de travail d'équipe, de leadership et de communication.

• Vous avez d'excellentes compétences en communication tant à l'oral qu'à l'écrit en français et en anglais.

• Vous avez une excellente connaissance de la suite Google et MS Office (Word, Excel, Power Point).

• Vous devez avoir l'esprit d'équipe, être reconnu pour votre dynamisme ainsi que vos capacités de jugement et d'organisation.

• Vous avez la capacité de gérer efficacement votre temps et vos priorités, ainsi que d'évaluer et de gérer les priorités de l'entreprise.

• Vous êtes minutieux, avez le souci du détail et faites preuve de professionnalisme.

• Vous aimez travailler dans un environnement dynamique, parfois dans de courts délais.

• Vous êtes en mesure de travailler sous pression.

• Vous êtes ingénieux et persévérant - vous êtes capable de trouver les données et sources d'information nécessaires, et êtes à l'aise avec la recherche indépendante et l'effort collaboratif.

• Vous avez des connaissances et de l'expérience dans les domaines suivants (un atout) :

  • Expérience avec des clients internationaux

  • Connaissance de l'industrie de l'aviation

  • Connaissance du système SAP

Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Vous ne semblez pas correspondre à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera pour trouver le poste qui correspond le mieux à vos compétences et aspirations.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en soumettant votre candidature en ligne maintenant !

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Job description :

Do you have experience with customers, have you worked in administrative and would you like to progress and develop new skills? Then this job is for you!

The A220 commercial aircraft Programme is looking for an Administrative Assistant to join our A220 Program department team based in Mirabel (Québec, Canada), where you will be part of a flexible and motivated team.

You will be part of the Customer Line team responsible for customer service and aircrafts deliveries.

The team organization is established to promote cross-collaboration autonomously, supporting each other and learning collectively.

Your role as Administrative Assistant will be to manage the customer line office coordination, but also to do some administrative tasks and offer support to customers experience members.

Your working environment:

The A220 commercial aircraft Programme is headquartered in Mirabel, in the greater Montreal area, where the vibrant city of Montreal is just a stone's throw away. Known for its peaceful and safe environment, the region offers a high quality of life for younger or experienced professionals and families, perfectly balancing career opportunities and outdoor activities that makes it a truly special place to call home.

How we care for you:

• Financial rewards: Attractive salary, annual bonus, group insurance plan, pension plan and share purchase plan.

• Work / Life Balance: A hybrid working policy (based on operational needs), on-site cafeterias and a highly competitive holiday policy.

• Wellbeing/Health: Employee Assistance Program (EAP), Discount Program, on-site Medical Service, access to a public shuttle service between Laval (Montmorency metro station) and Mirabel, and a carpooling application.

• Individual development: Great upskilling opportunities and development prospects with unlimited access to +10.000 e-learning courses to develop your employability, certifications, accelerated development programmes, national and international mobility.

Your challenges:

• Organize internal meetings, occasional events and prepare the necessary material.

• Forward important corporate communications to the team.

• Coordinate travel for the team through travel agents as well as managing expense reports.

• Oversee the Manager's calendar and mailbox and keeping him informed of priorities.

• Maintain the team's vacation planner up to date (for salaried and unionized employees) and record timesheets in the system for salaried employees.

• Organize team workshops and social activities.

• Manage computer access requests.

• Manage movement/transfer of team members (form 5037).

• Manage department postings.

• Monitor the department budget, review expenses and participate in the month-end accrued exercise.

• Follow up on preventive maintenance of the department's equipment.

• Participate in the onboarding process for new employees.

• Create and maintain purchase orders in the SAP system.

• Place orders with suppliers, keep the register up to date and approve invoices.

• Draft internal and external correspondence in French and English.

Your boarding pass:

• You have a relevant college degree.

• You have a minimum of five (5) years of relevant experience.

• You have strong interpersonal skills (mandatory) - a high degree of interaction with internal and core functional teams will be required to follow different initiatives.

• You have a strong customer-focused approach and have teamwork, leadership and communication skills.

• You have excellent communication skills both spoken and written in French and English.

• You have excellent knowledge of Google suite and MS Office (Word, Excel, Power Point).

• You must be a team player, be known for your dynamism as well as your judgement and organization skills.

• You have the ability to effectively manage your time and priorities, as well as assess and manage business priorities.

• You are meticulous, have an eye for detail and demonstrate professionalism.

• You enjoy working in a dynamic environment, sometimes under tight deadlines.

• You are able to work under pressure.

• You are resourceful and persistent - ​​you are able to find necessary data and sources of information, and are comfortable with independent research and collaborative effort.

• You have knowledge and experience in the following areas (an asset):

  • Experience with international clients

  • Knowledge of the aviation industry

  • Knowledge of the SAP system

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company's success, reputation and sustainable growth.

Not a 100% match? No worries! Airbus supports your personal growth with customized development solutions.

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